1.
E-mail pessoal é uma coisa, e-mail profissional é outra coisa:
O e-mail profissional, aquele que a empresa disponibiliza para você,
não deve ser usado para mensagens pessoais. Aliás, em 2008, um
funcionário foi demitido por justa causa pelo mau uso do e-mail
corporativo. Portanto tenha seu e-mail pessoal, para enviar e receber
mensagens que não sejam sobre trabalho.
2.
Tudo o que você escrever pode e será usado contra você mais tarde:
Meça suas palavras. Use tom profissional nos e-mails de trabalho e
evite piadinhas. O mesmo para as mensagens pessoais. Algumas coisas
podem ser muito mal interpretadas.
3.
Venho por essas mal digitadas linhas: Não tenha pressa em
enviar o e-mail. Confira antes o que escreveu, veja se faz sentido,
corrija erros gramaticais e veja se não comeu palavras. Lembre-se
que se esquecer o primeiro "d" em "pedido", por
mais que esteja gramaticalmente correto, a coisa pode ficar bem feia.
4.
Não pratique o Spam: Recebeu uma mensagem de alguém
perguntando algo para dezenas de pessoas? Verifique a quem realmente
interessa sua resposta e copie, se necessário, apenas essas pessoas.
Lembre-se que não existe coisa mais odiosa que ter sua caixa de
mensagens lotada com respostas que não são e não interessam para
você.
5.
O vazio existencial do assunto: Este também é um grande
erro cometido pelos apressados de plantão, ou seja, manter o campo
de assunto sem nada. Outro problema também são assuntos vagos como
"Oi!" ou "Planilha". Desperte o interesse por seu
e-mail colocando em poucas palavras a que a mensagem se refere, como
"Planilha de controle de gastos - 1º
trimestre". Assim fica mais fácil de se achar depois e será
aberto mais rapidamente por aquele que está interessado pela
informação.
6.
Escreva um e-mail e não um romance: As mensagens online
foram feitas para serem curtas. Um relatório de sete páginas no
corpo do e-mail é garantia que o leitor só chegará ao terceiro
parágrafo e apertará "Apagar" ou a seta para próxima
mensagem. Se for se estender, envie seu texto anexado e explique na
mensagem a que se refere, destacando os pontos principais.
7.
Os nomes do jogo: Não custa nada começar sua comunicação
escrita com um "Prezado Fulano", "Caro Fulano",
"Querido Fulano" e assim por diante. Um e-mail sem saudação
e o nome do destinatário acaba se tornando frio e impessoal demais.
Mesmo quando for enviado a várias pessoas, um "Prezados
colegas" cai bem. Outro detalhe importantíssimo, especialmente
nas mensagens profissionais, é ter uma assinatura no final com seu
nome, cargo, telefone, website etc. Mostre quem você é.
8.
Queime depois de ler: E-mail não foi feito para se relatar
informações sigilosas. É, aliás, uma das piores ferramentas para
isso, já que não só está sujeito a ação de hackers, como também
é facilmente retransmitido por algum desavisado que não entende a
importância dos dados apresentados. Lembre-se das centenas de
pessoas que mandam mensagens íntimas demais a seus amigos no
Facebook (ou outra rede social) com um aviso de "Apaga Isso"
e acabam por viver uma grande vergonha quando se vêem expostas na
rede. Nos casos de confidencialidade, marque uma reunião, mande o
arquivo por outros meios (pendrive, CD etc) ou utilize programas de
criptografia. Ou, claro, você também pode falar pessoalmente.
9.
Quando o carteiro chegou e o meu nome gritou: Outro detalhe
importante é conferir se os destinatários estão corretos antes de
disparar. Como a maioria das ferramentas de e-mail permite o
preenchimento automático da sua lista de contatos, não é raro você
querer mandar a mensagem para o "João Antunes" e ela
acabar na caixa do "João Andrade". No caso de informações
mais sensíveis, isso pode causar um problema absurdo depois.
10. Você
tem 5.629 mensagens: Lembre-se que o e-mail é hoje uma das
ferramentas de comunicação mais importante da espécie humana.
Portanto, cheque regularmente sua caixa para conferir as mensagens,
principalmente as de trabalho. Você pode estar perdendo informações
valiosas, ótimos convites ou até mesmo alguma solicitação
urgente de trabalho de seu chefe, que se não cumprida, seguramente
vai pesar na sua avaliação.
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